CRM INTRODUCCION

3. El Ciclo de Ventas

Ventas Externas

A medida que el equipo interno de ventas califica su sospechoso, y con la nueva información de este a la mano, el representante del equipo externo de ventas en el campo esta listo para hacer contacto. Dependiendo del proceso de ventas de las compañías, el estilo particular del individuo representante de ventas, y una variedad de otros factores, este proceso puede tomar muchas formas e involucrar muchos pasos.

Digamos que los primeros pasos son llamar al sospechoso para acumular alguna información adicional, calificarlos mejor, e inclusive programar una reunión. Mientras el representante de ventas externas esta hablando con el cliente, esta acumulado información adicional valiosa sobre su criterio de compras, incluyendo cuestiones, problemas, marcos de tiempo, presupuestos, y peros. Esta información debe ser recolectada y almacenada en el mismo repositorio usado por Mercadeo y Ventas internas. Al hacer esto, el representante externo de ventas puede continuar manteniendo una base de datos precisa para esa cuenta con información valiosa como el nombre de cada una de las personas en el proceso de toma de decisiones, incluyendo el comprador económico, el tomador de decisiones, el evaluador técnico, y más. Basado en datos recolectados en esta llamada, el Representante Externo de ventas puede también mandar información adicional al sospechoso (si es necesario). Siendo este capaz de mandar por correo electrónico un documento existente o material para que el sospechoso lo reciba inmediatamente.

Tal y como sucede con muchos ciclos de ventas, el proceso de contactar e interactuar con el sospechosos numerosas veces, en una variedad de formas, es típica. Por lo tanto, el representante Exterior de ventas debería tener acceso a una variedad de mecanismos para interactuar con el sospechoso. Esto puede incluir una computadora portátil, un PDA, un teléfono de oficina, o también un celular, e-mail, fax y cualquier otra cosa que sea útil para comunicarse con el cliente. Todas estas cosas ayudan a un representante de ventas a operar más eficiente y efectivamente cuando trabajan con sus clientes mientras mejoran las relaciones con ellos. Sin embargo, cuidado debe ser tomado para asegurar, que a medida que recolectan información durante estos contactos ellos actualizan la base de datos central para que todos en el equipo de ventas se mantengan informados del estado y registros del cliente, sin importar el método de contacto.

Pronostico de Ventas

En el proceso de continuamente tratar de mover el sospechoso a un compromiso de comprar, el sospechoso eventualmente se convierte en “Prospecto”. Esta es una función de que tan bien calificados están, basados en interés, coordinación, ajuste del producto a sus necesidades, presupuesto y otras variables. En algún punto durante este proceso, es importante identificar el ingreso potencial para esta cuenta y desarrollar un pronóstico para la venta. Un pronóstico es simplemente una descripción de lo que el prospecto podría comprar, cuando lo comprarán, la probabilidad de obtener la orden, y el ingreso potencial que su compañía recibiría como resultado de la compra.

Un pronóstico es útil al individuo representante de ventas, al equipo de ventas, y a la administración de ventas. El representante de ventas puede manejar mejor su tiempo con un pronostico preciso al enfocarse en ventas con mayor probabilidad que se espera que cierren pronto y tienen un potencial de ingresos mayor. El equipo de ventas interno, y otros miembros del equipo de ventas, se benefician porque comprenden la posición de ese prospecto en el ciclo de ventas. Así durante futuras comunicaciones con el sospechoso, pueden posicionar sus discusiones de mejor manera. Administración de Ventas se beneficia de los pronósticos porque pueden manejar su negocio sabiendo que esperar con respecto a las proyecciones de ingresos.

Cualquier buen proceso de ventas debería definir “etapas” específicas del ciclo de ventas dependiendo en las actividades y eventos que han ocurrido. Las etapas son un importante componente del pronostico de ventas ya que determinan la probabilidad de, y actividades relacionadas a, la venta. Las etapas identifican donde el prospecto esta en el ciclo de ventas. Por ejemplo, las etapas pueden ser la “Etapa de Calificación”, la “Etapa de Propuesta”, la “Etapa de Negociación”, la “Etapa de Manejo de Objeciones” la “Etapa de cierre”, etc. Las etapas pueden ser utiles cuando se generan reportes porque muestran cuantos prospectos de negocios y cuantos ingresos se esperan con cada etapa, o inclusive dentro de cada probabilidad de venta. Esta información ayuda a representantes de ventas a manejar sus tareas por venir, darle prioridad a sus oportunidades y planear para el éxito. El representante de ventas y sus jefes pueden obtener una vista rápida de sus tareas por venir sin gastar valioso tiempo analizando, consolidando y presentando sus datos (dado que esta información sea recolectada, actualizada, precisa, y almacenada en una base de datos central junto a otra información pertinente relacionada con el cliente).

Ventas en Equipo

Ya que muchas compañías venden en equipo, múltiples individuos pueden estar contactando el prospecto. Es de mucha ayuda rastrear cada interacción hecha incluyendo llamadas telefónicas, reuniones, correspondencia, correo electrónico entrante y saliente, y mas. Por lo tanto, es importante almacenar esta información para que cada miembro este al tanto de lo que están haciendo los demás, así se mejora la relación con el cliente.

Esta parte del proceso refuerza las ventas en equipo ya que todos los miembros están al unísono con lo que ha estado sucediendo con cada prospecto, o cliente. Imagínese cuanto tiempo y vergüenza se hubiera salvado si, antes de que se hiciera una llamada, un representante de ventas supiera que su prospecto fue contactado por el equipo de ventas interno un día antes con información que el mismo no tenía. También ahorra tiempo ver notas acerca de la previa llamada del equipo de ventas interna, antes de hacer la siguiente llamada o visita.

Administración de Ventas

Hasta el momento, hemos tomado un prospecto de negocios generado por Mercadeo, lo calificamos por medio del equipo de Ventas Interno y proveído toda esta información al representante de Ventas Externas. Este representante hizo numerosos contactos con el prospecto incluyendo llamadas telefónicas, visitas, cartas y correo electrónico. El representante de ventas externo también hizo un pronóstico para esta oportunidad de negocios y actualizo la base de datos con información para que todos la vieran, incluyendo el equipo interno. Ahora, en alguna ocasión el jefe del representante de ventas externas va a querer saber lo que el representante cree va estar cerrando este mes, cuatrimestre o año. Ella también podría querer ver donde y como el representante esta usando su tiempo y por lo tanto quisiera generar reportes con sus actividades.

Porque esta información fue introducida en una base de datos central, cualquier cantidad de ella puede ser mandada a otros individuos e incluida en reportes. En este caso, el Administrador de Ventas necesita saber lo que su equipo de agentes de ventas ha pronosticado para el mes, por representante. No seria beneficioso para cada agente entrar sus pronósticos en hojas de cálculo, ciertamente cuando toda su información ya esta incluida en el sistema. También, escribir reportes de estado semanales con todas sus actividades toma tiempo, y lo saca de su tarea primordial que es vender.

Por lo tanto, reportes deberían ser generados para presentarle a la administración información de pronósticos, listas de actividades, reportes de llamadas, y virtualmente cualquier cantidad de información que ha sido almacenada dentro del sistema.

Esto alivia la necesidad para los agentes de gastar tiempo valioso de ventas reintroduciendo sus pronósticos en hojas de calculo o escribiendo sus actividades para la semana. Esto, no obstante, requiere dos importantes criterios – Primero, tecnología es requerida para acumular, almacenar y reportar estos datos. Segundo, Los usuarios necesitan usar realmente este sistema y entrar la información del cliente y de sus actividades. Sin ninguna de estas dos, el proceso no va trabajar apropiadamente.

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